Procedimiento institucional para atender querellas de estudiantes

English Versión

El propósito de este procedimiento es proveerle a los estudiantes un proceso formal para atender y resolver querellas relacionadas a asuntos académicos, administrativos o cualquier situación que les afecte directamente. Este procedimiento atenderá asuntos relacionados a:

• Políticas y procedimientos académicos.
• Alegaciones de violaciones de derechos.
• Decisiones o acciones administrativas.
• Conducta de la facultad, personal de la institución u otros estudiantes que afecten la convivencia en la comunidad universitaria.

Si tiene alguna duda o pregunta sobre este formulario o procedimiento puede contactar a la Oficina de Servicios Estudiantiles a: [email protected]

Proceso informal

Antes de iniciar un proceso formal se recomienda al estudiante intentar resolver su situación. Por ejemplo:

• Reunirse con la otra parte (ejemplo, miembro de la facultad, personal de la universidad).
• Reunirse con el director académico o el supervisor de la otra parte.

Si la situación no se resuelve de manera informal el estudiante puede comenzar con el proceso formal de querella.

Proceso formal de querellas

1. Presentar el formulario de querellas o reclamaciones por escrito no más tarde de 15 días calendario después de haber ocurrido el incidente.

a. El formulario está disponible en la Oficina de Servicios Estudiantiles. Sin embargo, le recomendamos que lo presente en línea en el siguiente enlace: https://forms.office.com/r/hysMUZPt6z

b. La querella debe incluir la descripción detallada de la situación, nombre de personas involucradas. Fechas relevantes al suceso y cualquier evidencia de apoyo que tenga. 

c. Indicar las medidas tomadas para resolver la situación (Ejemplos, hablar con la facultad, director de departamento, supervisor, etc.)

d. Remedio solicitado (indicar el resultado que desea)

2. Acciones de la Oficina de Servicios Estudiantiles: La Oficina de Servicios Estudiantiles le notificara al estudiante que su querella fue recibida no más tarde de cinco (5) días laborables. La querella será revisada conforme a políticas, manuales y reglamentos institucionales aplicables. El Director de Servicios Estudiantiles investigará la querella y podrá entrevistar las personas involucradas, recopilar evidencia y consultar asuntos de cumplimiento con otros departamentos de la institución. La investigación será completada no más tarde de veinte (20) días laborables. Si la querella debe ser atendida por otro departamento de la universidad (ejemplos: Título IX, Recursos Humanos), se le notificará por escrito al estudiante.

3. Decisión: Basado en los resultados de la investigación el Director de Servicios al Estudiante enviará por escrito al querellante y las partes involucradas los señalamientos, conclusiones y recomendaciones, si alguna. La decisión se comunicará no más tarde de 5 días laborables luego de concluida la investigación. 

4. Apelaciones: Si el estudiante no está de acuerdo con la decisión, puede apelar por escrito no más tarde de 10 días laborables. La apelación debe incluir las razones por las que no está de acuerdo con la decisión. El Director de Servicios al estudiante enviará la apelación a la Oficina de Presidencia para que designe un comité de apelaciones.  El Comité evaluará la decisión y emitirá una decisión final no más tarde de 10 días laborables. 

5. Agencias externas: Si el estudiante no está conforme luego de haber agotado el proceso formal de la universidad puede presentar una querella en la agencia que corresponda:

• Junta de Instituciones Postsecundarias: https://agencias.pr.gov/agencias/cepr/inicio/Pages/querellas.aspx
• ACCSC: https://www.accsc.org/student-center/complaints/

Para estudiantes de educación a distancia

• NC-SARA: https://nc-sara.org/sara-student-complaints

Student Grievance Procedure

Versión en Español

The purpose of this procedure is to provide students with a formal process to address and resolve grievances concerning academic, administrative, or other institutional matters that directly affect them. This procedure applies to grievances related to:

• Academic policies and procedures.
• Alleged violations of student rights.
• Administrative decisions or actions.

Conduct of faculty, staff, or other students impacting the student’s coexistence on campus.

If you have any questions or concerns about this form or procedure, you may contact the Office of Student Services at: [email protected].

Informal resolution process

Students are encouraged to seek informal resolution before initiating a formal grievance. For example:

• Meeting with the individual involved (e.g., faculty member, staff member).
• Discuss the concern with the appropriate department director or supervisor.

If the matter is not resolved through informal means, the student may proceed with the formal grievance process.

Formal Grievance Process

1. The student must submit the grievance form to the Office of Student Services no later than 15 calendar days of the incident. 

• The form is available at the Office of Student Services. However, we recommend that you submit it online at the following link: https://forms.office.com/r/hysMUZPt6z
• The written grievance must include a detailed issue description, relevant dates, names, and supporting evidence.
• Steps were already taken to resolve the issue (e.g., meeting with a faculty member, staff member or supervisor).
• The desired resolution.

2. tudent Services Office Actions: The Office of Student Services will acknowledge receipt of the grievance within five (5) business days. The grievance will be reviewed to determine if it falls within the scope of policies, manuals, or institutional bylaws. The Director of Student Services will investigate and may interview the involved parties, gather evidence, and consult relevant policies. The investigation will be completed no later than twenty (20) business days. If another department of the university must handle the grievance, the student will be notified in writing.

3. Decision: Based on the findings, a decision will be made in writing to the student and the involved parties. The decision will include the findings, conclusions, and any recommended actions. This decision will be made no later than five (5) calendar days after completing the investigation.  

4. Appeals: If the student is dissatisfied with the decision, they may appeal in writing no later than ten (10) business days. The appeal must specify the grounds of disagreement. The Director of Student Services will forward the appeal to the Office of the President for the appointment of an appeals committee. The Committee will evaluate the decision and issue a final decision no later than 10 business days.

5. External Complaint Options: If the student is not satisfied after exhausting the institution’s grievance process, they may file a complaint with:

• Junta de Instituciones Postsecundarias: https://agencias.pr.gov/agencias/cepr/inicio/Pages/querellas.aspx
• ACCSC: https://www.accsc.org/student-center/complaints/

For Online Students Only

• NC-SARA – https://nc-sara.org/sara-student-complaints